Рекомендации по созданию отчета

Если вам требуется создать простой табличный отчет, в котором используются поля из одной таблицы, то трудностей, скорее всего, у вас не возникнет. При разработке более сложного отчета прежде чем приступить к его созданию, вы должны четко представлять, что же хотите получить в результате. Поэтому продумайте следующие вопросы.

• С какой целью создается настоящий отчет?
• Отчет какого вида вы создаете (табличный, в свободной форме или наклейки)?
• Информация из каких таблиц должна быть представлена в отчете?
• Из используемых в отчете таблиц какая таблица будет главной, а какая —подчиненной?
• По каким параметрам будет упорядочиваться информация в отчете?
• Будет ли при создании отчета использоваться группировка данных и по каким параметрам?

Получив четкие ответы на поставленные вопросы, вы облегчите свою работу при создании отчета.

Создавая первые отчеты, прежде чем приступить к работе с конструктором отчетов, прорисуйте формат отчета на бумаге. Это избавит вас от ошибок и сократит время, затрачиваемое на разработку отчета.

При создании сложных отчетов, использующих данные из нескольких таблиц с отношением "один-ко-многим", желательно идти последовательными шагами от простого к сложному. Сначала добавить в среду окружения главную таблицу и расположить в отчете ее поля. После этого просмотреть отчет в окне предварительного просмотра и убедиться, что он формируется верно. Затем добавить в окружение вторую таблицу, связать ее с главной, задать тип используемого между таблицами отношения и расположить в отчете ее поля. И опять убедиться, что отчет печатает те данные, какие вы хотите получить. При таком подходе к созданию отчета вам будет значительно легче разобраться в появляющихся ошибках или вообще их избежать.